家庭档案建议整理方法

2019-09-04 01:51:05    4993次浏览

以下分为六大类

一、分类

按 内容（名称） 分类：即上述“家庭档案的内容”所列 11 个大类分类。也可按着 11 个大类当中的某些小类设置类别，如信件类、照片类、荣誉证书类、购物类、摄影作品类、稿件类、书法类、绘画类、剪纸类、剪报类等等，这些类按家庭档案材料的具体内容、形式、载体等灵活设置。

按 家庭成员 分类：即按家庭档案内容所涉及 （ 针对）的成 员或形成家庭档案材料的成员设置类别。如父亲档案、母亲档案、子女档案等。此方法适用于个人特征或隶属关系比较明显的家庭档案，如日记、证书、毕业证、工资条、照片、文章、病历、信件等。

温馨提示 ：上述两种方法一般情况下不单独使用，而是结合起来使用，即：

①先按内容（名称）分类，后按家庭成员分类。例如荣誉证书、信件、照片等家庭档案，可首先按荣誉证书设置一级类别，然后按家庭成员设置二级类别，即把各个家庭成员的荣誉证书分开，每个成员的集中在一起。

②先按家庭成员分类，后按内容（名称）分类。如子女档案的分类，“某子女档案”为一级类别，然后可按成长记录，体检表，照片，荣誉证书，作业，成绩单，毕业证等具体内容设置二级类别或按履历类、荣誉类、证书类、声像类、学习类、健康类等设置二级类别。

二、排序

按形成 时间先后 顺序或按 重要程序 排列。

三、材料整理

1 、对于规格较小或破损的纸质材料，为便于保管，避免零乱，需要 粘贴或托裱 。例如购物、工资条、旅游门票等等。

2 、粘贴时不要使用浆糊，可用 胶水或双面胶 ，以免生虫、发霉。

四、编制序号

1 、家庭档案以每 1 份（件、册、张、本、套）为单位编顺序号（阿拉伯数字）；

2 、属于同一类别的档案连续编号；

3 、编号的位置在每份（件、册、张、本、套）档案材料的 首页 ，可 直接用笔 书写，不便直接书写的，可以书写在 口取纸 上，然后粘贴牢固即可。

五、装盒（袋）

1 、盒子（袋）的外观、规格可视档案材料的形式、材料、大小来选择。如纸质档案盒、塑料文件盒、家庭购买物品的包装盒或自己定制的盒子等。盒子不拘形式，只要整齐美观，利于保管，便于使用即可。

2 、对于图书，集邮册等便于存放的家庭档案，可不装盒。

3 、盒脊背要注明 类别名 、 年度（年代） 、 姓名 等项目，以便查找。

六、编制目录

1 、 一盒（袋） 内存放 多份 （件、册）档案材料的，以 盒 为单位登记、放置目录，即一盒（袋）一份目录； 一盒（袋） 内只存放 一份 （件、册）档案材料的，以 一个类别 为单位登记、放置目录，即一类一份目录。

2 、目录所列项目视档案材料的具体特征来设定， 顺序号、题名、日期 是 必备 项目。其中“顺序号”与上述“编制序号”中的顺序号一致。

３、目录一式 两份 ，一份入盒（袋），另一份 集中存放 ，作为检索目录，以便于查找。